Tipos de sistemas de Gestión de Almacenes

Una correcta organización del almacén es esencial para que sea realmente funcional y podamos optimizar su uso en favor de un trabajo eficaz de todos los departamentos de la empresa. Para conseguirla, es indispensable contar con una solución tecnológica adaptada a las necesidades específicas de cada compañía. Es decir, un sistema de gestión de almacenes que agilice la manipulación y control de los stocks.

Para ello, un buen diseño del almacén será necesario para cumplir estos dos objetivos. Por este motivo, las empresas trabajan constantemente para buscar opciones innovadoras que les permitan crear redes logísticas y cadenas de trabajo flexibles, que se adapten en cada momento a las necesidades de producción o expedición. Por lo tanto, a la hora de diseñar nuestro almacén debemos tener en cuenta la previsión de demanda que tendremos y, en consecuencia, el stock con el que deberemos trabajar para cubrirla.

Para ser capaces de valorar correctamente la importancia que tiene un Sistema de Gestión de Almacén (SGA) es necesario evaluar, en primer lugar, la gestión del propio almacén en el devenir de la empresa. Así que, empecemos por el principio.

¿Qué es el Sistema de gestión de almacenes (SGA)?

El Sistema de Gestión del Almacén (SGA) es el software que automatiza los procesos y la actividad diaria de un almacén en cada una de las etapas logísticas llevadas a cabo, desde la recepción de mercancías hasta el almacenamiento, la preparación y el envío de pedidos.

El SGA debería ser la base del ERP (Enterprise Resource Planning). Gracias a él sabemos qué stock tenemos, cuál es su valor (que es oscilante), su coste logístico (almacenamiento, manipulaciones, preparaciones de pedido); sin Sistema de Gestión del Almacén es muy difícil poder optimizar la gestión del almacén, tener el control del mismo, ahorrar en costes y poder mejorar en tiempos.

¿Cómo funciona el Sistema de Gestión del Almacén?

Si se dispone de un SGA correctamente integrado, bastará con que se lea mediante una pistola el código de barras de la mercancía recién recepcionada y el software indicará dónde hay que ubicarla. El Sistema de Gestión de Almacenes presenta una gran importancia a la hora de realizar los envíos, ya que la gestión del almacén enlaza con el módulo de transporte central: se puede disponer de una organización interna muy eficiente dentro del almacén, pero si hay fallos en el circuito de expediciones, el proceso logístico acabará resultando ineficiente.

A la vez, el SGA controla hasta el muelle al que deben llegar los camiones, porque en un almacén siempre hay que buscar la distancia más corta, de lo contrario no permite generar valor añadido. El Sistema de Gestión del Almacén indica por qué puerta ha de salir un pedido y permite gestionar la ruta: si se realiza un envío, por ejemplo a Barcelona, el SGA avisa qué otro tipo de mercancía se debe incluir. Imaginemos que el camión va a Barcelona a un almacén regulador o cross-docking (solución logística de preparación de pedidos en el que la mercancía se distribuye directamente al usuario sin pasar por un periodo de almacenamiento). Desde esa ubicación, saldrán otros camiones a otras ubicaciones y el SGA podrá indicar qué productos van a esas ciudades para que se incluyan en el mismo transporte.

Hay empresas que no disponen de un Sistema de Gestión de Almacenes y estas funcionalidades las realiza el jefe de almacén , sin disponer de una estructura organizacional automatizada y eficiente, método que a medio-largo plazo acaba ocasionando problemas o pérdidas de eficiencia.

¿Cuáles son las funciones principales del SGA?

Recepción de mercancías y almacenamiento:

Referido a la planificación de la entrada de mercancías, posterior almacenaje e identificación de la misma. En la entrada de producto el Sistema de Gestión del Almacén gestionará la codificación y etiquetado que nos permitirán saber en cada momento dónde se encuentra el producto en su manipulación y asignarlo al pedido de cada cliente.

Preparación de pedidos y envío:

Hace referencia a la planificación de la preparación de pedidos, la distribución del trabajo por perfiles y zonas, definición de tareas a llevar a cabo, recursos a dedicar, gestión de salida de producto del almacén, carga y descarga y rutas logísticas.

Pueden existir diversos tipos de errores en la preparación de pedidos: se pueden cometer errores en la estipulación de las cajas o en las unidades que van dentro de cada una. Es necesaria la inversión en tecnología que nos permita poder tener una visión mucho más precisa sobre cómo estamos realizando las actividades de preparación y envío de la mercancía.

Muchas empresas ya cuentan con sistemas de gestión para su cadena de suministro; no obstante, a medida que las operaciones se vuelven más complejas estos sistemas ya no son suficientes para controlar aspectos como la disponibilidad de artículos, cumplimiento de las órdenes, costos, uso eficiente de activos, integridad del inventario y servicio a cliente.

Tipos de Sistemas de Gestión de Almacenes

Cada vez, las cadenas de suministro demandan mayor atención, crecen y se internacionalizan por lo que se deben apoyar de otro tipo de sistemas que se adapten a las necesidades de las empresas para ejecutar las labores de manera óptima y ser más competitivas. Estos otros sistemas relevantes son:

  • Sistema de Gestión de Almacenes (WMS)
  • Sistema de Control de Almacenes (WCS)
  • Sistema de Ejecución de Almacenes (WES)

Dichas soluciones ayudan a reducir costos, eficientar procesos o aumentar la productividad, pero antes de llevarlas a cabo es fundamental que se comprenda el propósito de cada una de estas en función de las necesidades de la empresa y de sus capacidades, recordando que no existe una alternativa que resolverá todos los problemas por sí misma.

Sistemas de Gestión de Almacenes (WMS)

Esta aplicación se utiliza para las operaciones cotidianas en un almacén. Gracias a este tipo de softwares se pueden reducir las labores administrativas en cuanto a seguimiento de inventario o existencias, sintetizan procesos como la velocidad en las entregas o las operaciones de manipulación de los productos y el transporte.

“El inventario es una de las características más importantes para las empresas ya que forma parte de sus activos. Con la tecnología y los sistemas en la nube podemos brindarle a nuestros clientes una solución que les permita tener su información actualizada para llevar a cabo las operaciones básicas en bodega, gestionar correctamente sus inventarios, además de actuar conforme las normas”, comentó Leonardo Navarrete, Gerente Comercial de STG Chile.

Los sistemas WMS mejoran el servicio a cliente porque se tiene una visibilidad del inventario en tiempo real. Además, como los procesos son automatizados, se reduce considerablemente el margen de error.

Sistema de Control de Almacenes (WCS)

Las soluciones WCS administra y controla el flujo de las unidades de medida- como palets, artículos y embalajes- durante su trayecto. Intercambian comunicación en tiempo real, ayudan a la ordenación de paquetes, selección automatizada, apoyan en la planeación de transporte y ejecución de envíos. Son ideales para instalaciones altamente automatizadas.

Aunque no todos los proveedores brindan las funciones necesarias para gestionar todos los procesos en un almacén por lo que cada vez más proveedores de WCS están añadiendo capacidades propias de WMS.

Sistema de Ejecución de Almacenes (WES)

Este tipo de sistemas es el más nuevo de los tres, por lo que se considera una solución más integral. Se desarrolló para extender las capacidades de un WCS y también irrumpe en el terreno de los WMS en cuanto a satisfacer las demandas de los clientes e incrementar la eficiencia de los procesos de transporte, por ejemplo. De hecho, para determinados minoristas, implementar una solución WES puede ser suficiente.

Dentro de sus funciones básicas encontramos: la recepción básica de mercancía, gestión de envíos, administración de reabastecimiento, control de recolección no automatizada, gestión de inventario, entre otras.

“No existe una regla que indique que debe usarse nada más una solución, incluso se pueden hacer combinaciones pues todo depende de cuál es el que mejor se adapta al negocio. Para lograrlo, es importante acercarse a los proveedores correctos para que, en conjunto, diseñen una estrategia integral con miras al futuro de la empresa”, agregó Leonardo.

Existen diversos factores a considerar antes de elegir una solución o combinación de estas. Normalmente, los almacenes no automatizados verán resultados con un WMS, mientras que aquellos altamente automatizados requerirán de un WES o WCS, incluso coordinados con un WMS. La opción más adecuada para la organización es la que realmente represente una disminución en los costos operacionales y asegure su permanencia en el mercado.

En la actualidad STG, empresa líder en integración tecnológica para toda la cadena de suministro, cuenta con soluciones World Class  en las que destacan las de BlueYonder, quien integra todos los sistemas mencionados, por otro lado STG ha pensado en los clientes que están en procesos de crecimiento, brindando un ecosistema de soluciones que pueden ir integrándose a medida que la empresa lo necesite y pueda.