El crear un inventario de activos actualizado es una actividad bastante común en las industrias y comercios. Debido a que son la materia prima principal para la operatividad de la empresa o es parte del proceso de soporte que permite que la misma pueda ejecutar. Sea como sea, es una actividad que debería hacerse frecuentemente, el problemas es que algunas veces no saben cómo hacerlo.
Para ayudarte, te vamos a compartir una guía de pasos o actividades para obtener el inventario de tu empresa. A pesar de que puede hacerse en tablas de Excel o Google Sheet, recomendamos el uso de software de inventario fijo para asegurar la accesibilidad del mismo.
Puntos de nuestro contenido
Cómo hacer un inventario de activos
Existen varios pasos para hacer un inventario de activos de la empresas, para organizarlos y conocer todo el tiempo su disponibilidad y necesidad de reorden.
Paso 1: Organizar los activos por área
Lo primero es organizar los activos de la empresa de acuerdo al departamento que los maneja. Para ello el área en cuestión deberá reunirlos para empezar a contabilizarlos y determinar la importancia del mismo. Igualmente, es recomendable armar una segunda clasificación para conocer si son activos fijos o variables.
Si no conoces que son los activos fijos, pues son elementos que se usan constantemente en la empresa, algunos Ejemplos de activos fijos son los mobiliarios y maquinarias del negocio.
Ya habiendo clasificado y contabilizado, añade otros datos adicionales, como la importancia del mismo para la empresa y su valor monetario. Posteriormente, puedes diseñar el sistema de inventario con la metodología Cantidad Económica de Pedido u otra forma que creas pertinente.
Al diseñar este inventario puedes colocar cual es el punto de hacer una nueva compra, los costos asociados al producto u otros elementos que consideres.
Paso 2: Hacer un plan de verificación del inventario
Es importante siempre verificar que los inventarios reflejados en las herramientas sean los mismos en las existencias. Por ello es recomendable realizar un recuento de los mismos de forma periódica, para corroborar la veracidad de la información. Es recomendable usar un software de inventario en la nube que permite acceder a la información y mantenerla actualizada en todo momento.
Para realizar dicho plan se deben de estudiar cuales de los activos deben de verificarse, de acuerdo al movimiento existente y a la importancia del elemento. Igualmente, debe fijarse la tarea al departamento encargado del uso del mismo y avisar que el mismo no hará otras actividades ese día que no estén vinculadas con el inventario.
En cuanto al tiempo de verificación, generalmente se hace mensualmente, aunque esto puede variar dependiendo de la cantidad de órdenes que se hagan de un determinado artículo, pudiendo modificarse quincenal o semanalmente.
Paso 3: Hacer un estudio de costo de almacenamiento y demanda
El mantener un inventario demanda un costo, no sólo por el alquiler del lugar que va a ocupar, también por el impuesto asociado al artículo. Por ello es recomendado que estudies la relación costo vs la cantidad de demanda del artículo e incluso considerar la cantidad de clientes que dispones de estos para determinar si es rentable hacerlo.
Si el flujo de los artículos es bastante alto, recomendamos que se tenga un almacén amplio, para evitar pedir con tanta constancia, y permitir tener una cantidad de artículos considerable, que permita satisfacerla. En el caso de flujos lentos, es preferible un espacio reducido y cantidades bajas de inventarios para evitar costos de almacenamientos muy altos.
Por último, si ofreces productos y servicios de forma esporádica, ya sea la venta de computadoras, reparaciones o elementos que tengan flujos muy lentos, es recomendable no tener inventario. En este caso, es mejor comprar contra pedido, obteniendo los artículos que necesitas al momento de que te aprueben el trabajo.
Paso 4: Formar grupos para estudiar los procesos y oportunidades de expansión
Que el inventario no cambie en una empresa es algo imposible, ya que los mercados siempre tienen fluctuaciones y siempre hay modificaciones y más en esta época tecnológica. Por ende, es recomendable que al momento de desarrollar el inventario de la empresa, exista un grupo que pueda estudiar la empresa, su situación y determine si el sistema elaborado está funcionando o si el mismo debe sufrir cambios.
Para ello es recomendable usar software de inventario para que muestre los detalles del mismo. Algunos tienen funciones más modernas, que permiten tener ideas para mejorar el funcionamiento del sistema. Estas se basan en las informaciones recogidas por motores de búsquedas y analizados por inteligencia artificial.
Así podrán hacer cambios en el sistema de inventario en el momento oportuno y evitar pérdidas significativas por una ola de cambios en el mundo. Esto incluye, tanto pérdidas por perder ventas, por el aumento de la demanda de ciertos artículos, como gastar dinero de más por tener un inventario muy extenso, por la disminución de la solicitud del mismo.