Beneficios del los sistemas de Control de Visitantes   

La recepción es la primera experiencia que los visitantes tienen en tu organización y la forma en que los registras afecta cómo te perciben y, a menudo, qué tan seguros se sienten tus empleados. Ya sea que tu organización sea una gran corporación o una pequeña empresa familiar, es recomendable usar un sistema de registro de visitas, que además de dar una buena impresión a los visitantes y empleados,  permitirá ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo sabiendo exactamente quién se encuentra en las instalaciones en todo momento. 

¿Cómo mejorar la seguridad de tu empresa?

Si todavía usas un libro de registro en papel para el control de visitantes en una empresa, el primer paso para aumentar la seguridad de tu espacio de trabajo es deshacerte de él. Este proceso es ineficiente, porque pone en peligro la seguridad física y de los datos y aumenta el riesgo de transmisión de enfermedades debido a la manipulación de papeles. 

Si ya utilizas un sistema de gestión de visitantes, igualmente debes asegurarte de que esté configurado para admitir los requisitos de seguridad empresarial y que incluya funciones como inicio de sesión sin contacto, seguimiento de contactos y gestión de la capacidad.

Un sistema de registro de visitas bien definido establece el tono para una experiencia de visitante positiva y una interrupción mínima para los empleados. No tiene que ser elegante, pero tiene que funcionar.

Beneficios del los sistemas de Control de Visitantes   

Desde la simplicidad de su interfaz de usuario hasta la fantástica primera impresión que genera, los beneficios de un sistema electrónico de gestión de visitantes son bastante claros. Sin embargo, hay algunas ventajas del sistema de visitas en las que quizás no hayas pensado:

Aporta eficiencia

El tiempo es dinero. Nadie quiere perder un tiempo valioso. Por lo tanto, si le pides a tu visitante que escriba muchas cosas cada vez que visite tu oficina, le llevará mucho tiempo y le resultará tedioso y molesto. Un sistema de gestión de visitantes elimina este problema. Uno tiene que registrarse en el sistema solo por una vez, luego, cada vez que visitan tu oficina, sus detalles se pueden encontrar fácilmente con unos simples pasos. En lugar de perder mucho tiempo, el sistema de gestión de visitantes agilizará todo el proceso y, por lo tanto, tu valioso tiempo y el de tus visitantes.

Ahorra costos 

Piensa en el costo en que incurre debido a la administración de un sistema de visitas a lápiz y papel. El sistema de gestión de visitantes digitalizará todo el proceso y te ahorrará costos administrativos. Incluso algunos de los sistemas de gestión de visitantes, vienen con un sistema biométrico de vanguardia que incluso le ahorra dinero al no tener que usar una identificación de plástico.

Agrega conveniencia 

Si le das la bienvenida al sistema de registro de visitas, sin duda, le darás la bienvenida a la conveniencia en el proceso. Este robusto software es muy cómodo de usar. Un sistema basado en la nube brinda acceso remoto a los datos de sus visitantes. En lugar de revisar los montones de libros de registro, puede acceder a ellos en cualquier momento y desde cualquier lugar. Además, encontrar datos específicos es más que fácil en el sistema de gestión de visitantes. Puedes encontrarlos en un par de minutos y realizar sus tareas más rápido que nunca.

Garantiza la seguridad 

Piensa en la cantidad de visitantes con los que tiene que tratar tu recepcionista. Lidiar con tales números significa que no puede recordar cada detalle del visitante. Los libros de registro convencionales en papel no pueden enviar señales sobre el intruso si tienen un historial de sucesos. Incluso esto no es factible para verificar cada uno de los detalles del visitante manualmente para verificar su historial. El sistema de gestión de visitantes se lo pone fácil al usuario. Con este sistema de visitas, puede incluir al intruso en la lista negra y restringir su entrada en las instalaciones de su oficina. Por lo tanto, cuando intenten acceder a tu vestíbulo, pueden restringir su entrada y salvar tu oficina de eventos y accidentes no deseados. 

Crea una buena impresión 

Cuando un visitante visite tu oficina y lo encuentres rápido, quedará más que impresionado. El uso de software de vanguardia en tu oficina para el control de visitantes en una empresa, reflejará que te preocupas por la eficiencia y la conveniencia y te hará destacar de los demás. Además, si agregas tecnología biométrica al sistema, tu invitado estará más que convencido.

Ventajas de mejorar la seguridad en tu empresa

Ventajas de mejorar la seguridad en tu empresa

Los sistemas de gestión de visitantes son mucho más ventajosos y avanzados que los libros de registro de papel tradicionales, donde hay mucho margen para errores humanos y brechas de seguridad. A continuación, se muestran algunas formas en las que el software de gestión de visitantes puede mejorar la seguridad en el lugar de trabajo:

Supervisa a los visitantes que entran y salen de las instalaciones de la oficina.

La primera forma en que los sistemas de gestión de visitantes mejoran la seguridad de los lugares de trabajo y las oficinas es monitoreando los movimientos de personas dentro y fuera de las instalaciones. Con una recepción digital de gestión de visitantes implementada, cada persona que ingrese a las entradas de un lugar de trabajo deberá enviar datos personales como números de teléfono, identificaciones de correo electrónico, fotografías, etc. Luego, estos datos se guardan en la nube para futuras referencias.

Crea listas de seguimiento

No todos los visitantes son deseados o preferidos en las instalaciones. Una verificación rápida de antecedentes de los detalles del visitante en la base de datos puede ayudar al sistema a identificar fácilmente entre visitantes deseados y no deseados para el control de acceso de visitantes. Además, los anfitriones y los empleados también pueden clasificar a los visitantes en invitados deseados y no deseados en el sistema.

Notificaciones y alertas en tiempo real

Es bastante fácil para cualquier persona entrar y afirmar que se supone que un empleado en particular debe recibirlos, incluso si en realidad, el empleado no tiene tales planes. Con el software de gestión de visitantes, los empleados pueden recibir notificaciones instantáneas y alertas de visitantes en sus teléfonos. En caso de que el nombre de un visitante esté en la lista de seguimiento del software, a ese visitante en particular se le niega el acceso al edificio.

Insignias de identificación de visitante

La seguridad de los lugares de trabajo, las empresas y las oficinas está en riesgo con las tarjetas y los pases de control de acceso de visitantes de papel. Estos pueden extraviarse, utilizarse incorrectamente y manipularse fácilmente.Una recepción digital de gestión de visitantes le da a cada visitante una credencial de identificación que no puede ser manipulada. Estas tarjetas de identificación tienen la fotografía del visitante, el nombre de la persona que está visitando y también la fecha de caducidad. Por lo tanto, el visitante no puede utilizarlos para acceder al sitio después de un cierto límite de tiempo.

Evacuación y respuesta de emergencia

En caso de que un visitante no deseado atraviese la entrada, todos son alertados y notificados. Si tal escenario presenta serias amenazas, se puede llevar a cabo fácilmente una evacuación de emergencia. El software de gestión de visitantes localizará no solo el paradero del visitante, sino que también controlará los movimientos de los empleados para que nadie quede atrapado en el interior.

¿Quieres saber más de esta solución?

En DMS desarrollamos una solución de Control de Visitas la cual mejora la gestión en seguridad y administración, esta solución trabaja de manera online, permitiendo que varios usuarios puedan utilizarlo desde distintos puntos vía web. Para mayor utilidad, el sistema registra los datos de identificación de cada visitante, colaborando así con la ampliación y/o actualización de una base de datos. Y para los visitantes habituales como proveedores y colaboradores el sistema permite tenerlos pre-registrados, para acelerar el ingreso y evitar las demoras innecesarios que se producen en los controles de acceso.